HotDocs: automatische documentherkenning

Veel bedrijven moeten jaarlijks handmatig de inhoud van honderden documenten verwerken. Dit is een kostbare, tijdrovende en foutgevoelige activiteit. Typische voorbeelden van documenten die veel tijd kosten zijn pakbonnen, inkomende facturen en formulieren.

HotDocs automatische documentherkenning is intelligente software die tijdens het scannen of inladen de inhoud van documenten ‘leest’. Eenmaal herkend, wordt de informatie geclassificeerd, geïdentificeerd, geëxtraheerd en gevalideerd. Het maakt daarbij niet uit of het digitale, elektronische of papieren documenten betreft. Eigen medewerkers kunnen de gevonden gegevens controleren en aanvullen. Daarna worden de gegevens in het centrale digitale archief aangeboden.

Free-form: voor iedere lay-out.
Het automatisch verwerken van inhoud kan bemoeilijkt worden omdat de lay-out van ingezonden documenten divers kan zijn. Voor HotDocs automatische documentherkenning is dit geen probleem: de variaties op de lay-out hebben geen invloed op de herkenningsgraad. Vrijwel alle kenmerkende rubrieken of woorden worden - ongeacht de plaats op het document – gevonden en herkend.

Nu ook voor het MKB

Voor HotDocs automatische documentherkenning zijn legio toepassingen denkbaar. Vele overheidsinstanties en andere administratiegestuurde organisaties maken er al dankbaar gebruik van. Dankzij HotDocs automatische documentherkenning kan nu óók het MKB veel tijdwinst genereren met de geautomatiseerde verwerking van de inhoud van haar documenten en/of formulieren.

Slim besparen door tijdwinst
Het belangrijkste voordeel van HotDocs automatische documentherkenning is tijdwinst. Een groot deel van de manuele invoer verdwijnt, de reactiesnelheid wordt verhoogd en er zullen geen fouten in de registratie van documenten voorkomen.
HotDocs automatische documentherkenning ‘leest’ de inhoud van documenten. Het systeem laat zich niet afleiden door afwijkende lay-outs van documenten. De software is uitermate gebruiksvriendelijk, onafhankelijk en kan heel eenvoudig geïntegreerd worden.

Flexibel en zeer breed toepasbaar
HotDocs automatische documentherkenning is geschikt voor elke organisatie waarin het classificeren, identificeren, indexeren en valideren van de documentstroom (in de breedste zin van het woord) arbeidsintensief en tijdrovend is. Zo is HotDocs automatische documentherkenning een concrete, tijds- en kostenbesparende oplossing voor secretariaten en facturatie- of declaratieafdelingen. Er zijn echter tientallen andere voorbeelden denkbaar!

Wilt u meer weten over HotDocs en documentherkenning, klik dan HIER of bel naar 045-5646400 en vraag naar de afdeling Sales.